Dernière mise à jour le 07/01/2004

Procédure en France
par l'Apostille

Constitution du dossier administratif d’adoption pour l’Ukraine

Avant toute chose, il est important de connaître les conditions d'adoption d'enfant d'origine ukrainienne.

. L'adoption des enfants en Ukraine est strictement réglementée par le code ukrainien de la famille (chapitre IV). Après l'adoption, l'enfant ukrainien doit être suivi, sur le plan des conditions de sa vie dans la famille adoptive, par le Service Consulaire de l'Ambassade d'Ukraine jusqu'à ses 18 ans (art. 199-5)
. Les enfants adoptés gardent leur nationalité ukrainienne jusqu'à leur 18 ans
. Le non-respect des dispositions de législation ukrainienne sur l'adoption pourra amener les autorités ukrainiennes à réviser leur décision sur l'adoption
. Il est strictement interdit d'effectuer l'activité d'intermédiaire dans le domaine de l'adoption

Après avoir adopté l'enfant, il vous appartiendra de vous présenter au Service Consulaire de l'Ambassade d'Ukraine à Paris dès l'arrivée effective de l’enfant en France dans un délai d'un mois, avec les documents suivants : ( consulter le dossier « retour d’Ukraine pour plus de précision »)
- Conclusion du Jugement du tribunal ukrainien avec la décision d'adoption en question (en ukrainien et en français) plus l'attestation de non-appel du jugement, délivrée par le greffier.
- Certificat de naissance ukrainien de l'enfant à son ancien nom et celui de son nouveau nom
- Passeport (soit "travel document of a child") ukrainien de l'enfant et une photocopie
- Une photo d'identité de l'enfant.

Enfin, à chaque fin d'année (au plus tard pour le 30 novembre), il vous appartient d'envoyer au Service Consulaire l'exposé sur les conditions de la vie de l'enfant avec une attestation appropriée du service local chargé du suivi de l'enfant (pour la première année) et quelques photos "décontractées" du quotidien de l'enfant. Vous trouverez le plan de ce document dans le dossier retour en France. En cas de nécessité, autorisez le représentant à rendre visite à l'enfant. Toutes les informations complémentaires concernant l'enfant sont les bienvenues. Il faut garder en pensée le fait que ces rapports seront transmis à la direction du centre d'adoption de Kiev. Ils doivent être lisibles et facilement photocopiables.

En premier lieu :

·        Prendre contact en France avec le traducteur (traducteur en ukrainien qui réside en France) pour connaître son délai et ses coûts de traduction. Vous trouverez dans Traducteurs une liste non exhaustive : les traducteurs cités ont l’habitude des dossiers d’adoption. Dans le cadre de l’Apostille les traducteurs(trices) du dossier doivent être assermentés auprès d’une Cours d’Appel pour permettre d’apostiller leur traduction. Vous devez donc impérativement vous assurer que cela est bien le cas du traducteur que vous allez choisir.

·        Contacter l’interprète en Ukraine le plus tôt possible - liste disponible dans l'onglet Interprètes - avant la constitution de votre dossier, pour convenir d’une période de séjour. Il faut téléphoner à son interprète et lui demander ses honoraires et le détail des prestations (salaire, hébergement, transport, repas, frais de dossier…). 

·        On peut payer son interprète par jour 30 à 40 Euros ou il peut s’agir d’un forfait compris entre 1200 et 2000 Euros. De toute évidence le forfait est la meilleure des solutions à condition de bien définir à l’avance ce qu’il comprend et pour quel prix. Un document écrit de votre interprète ( fax ou Email ) le précisant est préférable avant de vous engager. Des forfaits de 4000 Euros sont proposés et incluent plus de "choses".

·        Mme Laurence Prudhomme est responsable de l’Ukraine à la Mission de l’Adoption Internationale. Elle possède la liste des interprètes non recommandables. Téléphonez-lui si votre interprète ne figure pas sur la liste éditée ci-dessous, les matins au : Tél : 01 43 17 90 40 de 9h 30 à 12h 

·        Appelez également nos permanences téléphoniques. (rubrique du site : association, nous contacter).

·        Pour information : pour appeler l’Ukraine : 00 (International) puis l’indicatif de l’Ukraine : 380, 44 c’est l’indicatif de Kiev et de sa région. Il peut parfois être difficile d'obtenir l'Ukraine. N'hésitez pas à recomposer votre numéro plusieurs fois.

·        Nous vous recommandons vivement de contacter également le Consulat de France à Kiev afin, lors du choix de l’interprète, de vérifier sa présence sur la liste «  connu favorablement du poste ».

Informations générales pour la constitution du dossier :

·        La validité des pièces du dossier est de 12 mois. La date de prise en compte est la date d’émission du document. Le centre d’adoption tient un registre précis des dates d’expiration de chaque document de votre dossier, une date dépassée c’est un dossier rejeté ! Votre dossier est alors remis à votre interprète. Vous perdez le numéro d'enregistrement.

·        Vous voulez adopter deux enfants ; vous devez faire deux dossiers.

·        Vérifiez immédiatement ce qu’il reste de durée de validité de votre passeport ! Pour être certain de couvrir votre procédure il doit rester 1,5 à 2 ans de validité. Par ailleurs notez que tous les en-têtes de vos documents devront faire apparaître le numéro de votre passeport :

– inscrire le numéro perforé uniquement – Sur les nouveaux passeports, un seul numéro est présent : donc pas de problème.

·        Aujourd’hui des dossiers sont refusés par le Centre d’Adoption. Cela n’était pas le cas avant donc :

·        Appliquer rigoureusement la procédure décrite ci-dessous.

·        Les dossiers rejetés (dernièrement pour l’absence de procuration) sont renvoyés par la poste aux adoptants en France. La perte de temps et le risque de perte du dossier sont importants : soyez très attentif lors de la constitution du dossier. Inscrire impérativement le numéro de téléphone de l’interprète sur la procuration. Le Centre d’Adoption contactera l’interprète pour résoudre le problème, évitant ainsi le renvoi du dossier en France.

·        En cas de doute téléphonez à nos permanences.

·        Votre interprète enfin, dispose de la connaissance terrain quotidiennement mise à jour. Vous devez le solliciter sans hésitation.

·        Essayez d’envoyer vos documents en une seule fois, évitez la dispersion. Qui dit dispersion dit perte ! !

·        Ne pas oublier de document car cela retarderait l’acceptation de votre dossier. Recomptez ! !

·        Faites vos documents en double (documents non légalisés bien sûr !), si votre dossier se perd, il sera plus simple à reconstituer !

·        Prévoir toujours une enveloppe réponse timbrée en recommandé avec accusé de réception ou en Courrier rapide (UPS, DHL, Chronopost…) pour les différentes Cours d’Appel ou pour la traduction.

·        D’autre part, la présentation des documents est très importante.

·        Les en-têtes de tous les documents rédigés doivent être identiques et conformes au modèle présenté à la fin de cette notice ceci afin d’éviter que des pièces ne s’égarent.

·        Les photocopies des documents doivent être certifiées conformes à la mairie (voir plus haut le décret officiel) ou chez un notaire.

·        Les signatures que vous apposerez sur les documents seront légalisées à la mairie ou chez un notaire.

·        Tout acte notarié doit comporter un tampon avec une Marianne (le préciser au notaire).

·        Chez le notaire, les certifications conformes de photocopies et les légalisations de signature sont des actes gratuits à la condition que ce dernier n’ait pas à rédiger. Il suffit donc de rédiger soi-même les pièces suivant les modèles ci-joints.

·        Alors prenez votre ordinateur (ou celui du voisin !), et rédigez les vous-même !

Ce conseil est valable pour les documents types tels que : la demande, l’engagement, la procuration.

·        Il est obligatoire d’aller chez le notaire pour la procuration.

·        Rappel sur la certification de document :

La certification d’un document signifie que la personne : autorité publique ou privée qui a émis ce document est connue et authentifiée : NOM, QUALITÉ, DATE, SIGNATURE et CACHET, MARIANNE et rien d’autre, sont les éléments obligatoires à la certification.
La certification pour les actes privés est faite par les mairies ou les notaires.
La certification pour les actes publics est faite par l’administration qui a émis ces actes.

Un document peut-être un original ou une photocopie certifiée conforme à la demande de l’autorité étrangère.

Un document peut être issu d’un seing privé ou public.

Un original issu d’un seing privé (par exemple l’engagement) doit comporter la légalisation matérielle, devant notaire ou maire, de vos signatures avant d’être Apostillé par la cours d’appel dont dépend votre Mairie ou par celle du lieu d’exercice de votre notaire.

Il est donc indispensable que chaque signataire se déplace et signe sur place son document. Tout document préalablement signé ne pourra permettre l’Apostille.

Tandis que si cet original est issu d’un seing public (acte de mariage par exemple) il pourra être directement Apostillé par la cour d’appel dont dépend la Mairie à condition que l’autorité l’ayant émis y ait apposé son nom, sa signature en originale, et son cachet.

·        Comment Apostiller les documents : les règles officielles 
(Cf. onglets Apostille & Cours d'Appel)

·        L’ Apostille est un service des cours d’appel.

·        Ne sont Apostillés que les documents certifiés.

·        Un document est Apostillé par la cour d’appel du lieu où ce document été certifié.

·        Tous les documents du dossier en Français doivent être apostillés.

·        Toutes les traductions du dossier en Ukrainien doivent être apostillées.

·        Pour Apostiller une traduction en Ukrainien le traducteur doit être assermenté auprès de la cour d’appel où se fera l’Apostille.

·        Pour Apostiller une traduction en Ukrainien celle-ci doit être accompagnée du document original en Français lui même préalablement apostillée.

·        L’apostille est gratuite (Hors frais de port).

·        Pour apostiller on peut se déplacer ou le faire à distance par courrier.

Exemple 1 : le casier judiciaire est émis et certifié par Nantes : il sera apostillé par la cour d’appel de Rennes dont dépend Nantes.

Exemple 2 : Vous habitez Paris (75), vous certifiez vos signatures de la « DEMANDE » chez votre Notaire de famille qui habite dans les Hauts-de-Seine (92), l’apostille doit se faire à Versailles (78) dont les Hauts-de-Seine dépendent.

Exemple 3 : Vous habitez Paris (75), vous certifiez vos signatures de la « DEMANDE » chez votre Notaire de famille qui habite Paris, l’apostille doit se faire à Paris dont le département dépend.

Exemple 4 : Vous habitez Paris, vous faites traduire vos documents par Macha Ringer, les traductions seront apostillées par la cour d’appel d’Amiens où la traductrice est assermentée.
Dans ce cas, l’original de votre casier judiciaire sera Apostillé à Nantes puis la traduction en Ukrainien accompagnée de l’original sera Apostillée à Amiens.

 ·        Comment Apostiller les documents : la pratique 
       (Cf. onglets Apostille & Cours d'Appel)

Pour appliquer le principe de simplification des démarches administratives certaines cours d’appel dérogent :

·        Vous permettant ainsi d’apostiller l’ensemble des documents de votre dossier, pièces en Français et traductions, à la cour d’appel de votre lieu de résidence.

·        C’est une possibilité pas un droit, selon l’appréciation de chaque Service de l’apostille.

·        Cela implique impérativement de se déplacer et de solliciter personnellement et verbalement cette « bienveillance ».

·        Vous devez argumenter votre demande en précisant derechef qu’il s’agit d’une démarche d’adoption (Ces services traitent principalement des dossiers commerciaux).

·        Votre demande s’appuie, bien évidemment, sur un dossier impeccable tant au niveau des certifications qu’au niveau de la présentation. Munissez-vous d’un classeur type « parafeur », avec en vis-à-vis : original et traduction.

·        Le dossier comporte beaucoup de pièces, aussi soyez conciliant sur les délais (généralement une semaine pour un dossier, dans la foulée pour quelques documents) ou segmentez le dossier.

Une foi le principe acquis on peut se polariser sur la chronologie afin de perdre un minimum de temps pour cette formalité.

Nous vous rappelons que nous étudions actuellement la possibilité de la traduction en Ukraine avec une « légalisation sur place ». De nombreux problèmes se posent, nous vous informerons s’ils trouvent ou non une solution.

Voilà pour les informations générales ! 

Ne vous alarmez pas, nous reprendrons point par point tous les documents ! Quelle chance !  

Chronologie de la constitution du dossier :

1ere étape :
Réunir toutes les pièces du dossier et s’assurer qu’elles sont toutes correctement certifiées.

2ème étape :
Apostiller les documents (voir ci-dessus la rubrique : Comment Apostiller les documents : la pratique). Se déplacer à la cour d’appel dont dépend votre département et éviter de « négocier » par téléphone.

3ème étape :
Traduction des documents par un traducteur assermenté auprès d’une cour d’appel.
Avec la procédure de l’apostille il n’est pas envisageable d’apostiller si le traducteur n’est pas assermenté !, donc attention à votre choix.

4ème étape :
Apostiller les traductions. Pour la bonne forme présenter vos traductions à apostiller avec leurs originaux respectifs.

5ème étape :
Faites photocopier votre dossier en deux fois. Un exemplaire pour vous, l’autre copie sera remise à votre arrivée en Ukraine, le Juge doit en effet disposer d’une copie (et parfois aussi l'inspection régionale).
La copie complète de votre dossier peut être envoyée à l’interprète afin de lui permettre de suivre le dossier. Mais il est impératif de lui envoyer une copie de la procuration pour qu’il puisse accéder aux informations relatives à votre dossier. Il peut lui être difficile de récupérer cette procuration sans en avoir une copie !

6éme étape :
Envoyer le dossier original à Kiev auprès de
Madame Yevgenia CHERNICHOVA au Ministère de l’Education :
Centre d’Adoption des Enfants
Ministère de l’Education de l’Ukraine
Madame Yevgenia CHERNICHOVA, Directrice
27 A boulevard T. Chevtchenko
01032  KIEV
UKRAINE 

Préférez les compagnies américaines d’envoi express telles que DHL ou UPS, car elles sont bien implantées en Ukraine. Il existe aussi Chronopost International.  
Les prix sont à peu près les mêmes. DHL est le moins cher apparemment, tout dépend du poids de vos documents.

7ème étape :  
L’interprète a reçu la procuration que vous lui avez envoyée.
Appelez le dès l’envoi de votre dossier au Centre d’Adoption à Kiev, pour le prévenir et pour qu’il puisse valider son arrivée en se rendant chez le juriste au Centre d’adoption.

Votre dossier reste de 4 à 6 semaines chez la juriste qui l’examine, regarde s’il ne manque rien et vérifie la validité des documents. Si votre dossier n’est pas complet ou s’il comporte des erreurs, ou n'est pas composé de documents originaux, il sera rejeté. Dans le meilleur des cas, si vous avez indiqué le n° de téléphone de votre interprète dans la procuration, le Centre tentera de le joindre pour résoudre le problème. Mais compte tenu des fréquentes absences des interprètes ne vous appuyez pas trop sur cette possibilité pour envoyer un dossier comportant des lacunes. Le rôle de votre interprète est de vous accompagner, de traduire et de vous assister auprès des administrations en Ukraine. C’est votre dossier et si certains interprètes sont zélés pour résoudre les problèmes, d’autres ne s’en tiennent qu’à leur rôle initial.
Pendant cette période de 4 à 6 semaines vous pouvez obtenir des informations sur la tendance pour votre dossier. Ne vous privez jamais de contacter votre interprète pour lui demander : où en est l’étude ?, à priori pas de problème ?, date prévue pour l’avis définitif ?…

En fin de période, un numéro d’enregistrement chronologique est attribué au dossier et une période de rendez-vous est proposée aux adoptants. (à décembre 2003 environs n°1000)
Ce rendez-vous vous sera signifié par courrier à votre adresse personnelle. Ce courrier rédigé en Ukrainien comporte les informations suivantes : votre numéro d’enregistrement et la période (couvrant généralement une période de 1 mois) pendant laquelle vous êtes invités à choisir une date pour votre déplacement en Ukraine.
Il vous appartient de répondre sans délai à ce courrier par Chronopost, DHL…en indiquant avec précision la date que vous retenez.(D’où l’intérêt du contact avec l’interprète qui a pu vous prévenir un peu à l’avance !)
L’accord pour la date de rendez-vous que vous sollicitez est quasiment acquise et vous sera confirmé directement par votre interprète. Dans un délai maximum de 1 mois.
Pour répondre correctement à ce courrier, procéder comme suit : Faxer le courrier à votre traducteur, en France, qui vous le traduira dès réception par téléphone. Contacter (Tel, Fax, Email) votre interprète en Ukraine afin de pointer une dernière fois les plannings respectifs et s’assurer que cela ne tombe pas lors d’une période de jours fériés.

8ème étape :
En fonction de la planification du Centre d’Adoption qui gère le nombre de demandes et le nombre d’enfants adoptables à l’internationale selon la loi Ukrainienne, un rendez-vous au centre d’adoption vous a donc été fixé par Madame Yevgenia CHERNICHOVA.
Le rendez-vous sera transmis par votre interprète sur un document officiel du Centre, signé par Madame Yevgenia CHERNICHOVA. Si pour une raison importante, vous ne pouvez vous y rendre vous pouvez solliciter de Madame Yevgenia CHERNICHOVA qu’une autre date soit proposée.  
Après l’enregistrement de votre dossier, il se passera entre 2 et 5 mois avant la date du rendez-vous. Cela dépend notamment de la période (vacances)
Pendant cette période d’attente c’est à vous, avec l’aide de votre interprète, de demander des nouvelles de temps en temps, de manifester auprès du centre, par son intermédiaire, votre détermination dans la continuité du projet d’adoption et enfin de tenir à jour le dossier sur le plan légal – la durée de validité des pièces du dossier est de 1 an – ( délai validé en décembre 2003 )

Votre interprète est là pour vous accompagner dans toutes vos démarches d’adoption. Rassurez-vous, c’est lui qui prend les rênes ! ! A moins que vous ne parliez couramment l’Ukrainien ! Dès votre arrivée à Kiev, votre interprète vous indiquera toutes les démarches à faire avec lui. Il est conseillé d’effectuer deux séjours en Ukraine (le premier voyage dure entre 2 et 6 semaines, le second est de l’ordre de 2 semaines). En effet, depuis le 29 juin 2001, le délai d’appel après le jugement est passé de 10 jours à 30 jours. Or il est souvent difficile de s’absenter de 9 à 11 semaines d’affilée mais néanmoins possible : vous pouvez rester en Ukraine pendant la période dite de non-appel. 

Ce qu’il est important de savoir et de noter, c’est que tout projet d’adoption en Ukraine doit passer par le Ministère de l’éducation à Kiev, via Mme Yevgenia CHERNICHOVA. C’est en cela une très bonne garantie. Aucun intermédiaire ne peut prétendre à vous dire le contraire. C’est une démarche individuelle directe sans intermédiaire.

Prendre avec soi des photocopies en 5 ou 6 exemplaires du passeport, et extrait de mariage pour éviter de les faire à Kiev. 

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 Ce document a été rédigé par l'APAEU